1 Data controller

The data controller is each organisation (a parish, scout group, sports club, association, etc.) that uses Campflow to manage their camp activities. Campflow is a technical tool providing a platform for processing personal data — the organisation independently decides what data is collected and for what purpose.

2 Contact for privacy matters

For technical issues with the Campflow application (e.g. account deletion not working, data export broken, suspected security breach), you can send feedback directly from within the application:

3 Register name and purpose

Register name: Camp participant and staff register

Purposes of use:

• Receiving and processing camp registrations
• Managing campers' health and safety information (allergies, medical notes, swimming ability)
• Organizing small groups, accommodation and transport
• Communicating with guardians (camp letter, registration status)
• Coordinating staff and leader tasks
• Implementing the safety plan (first-aid card, allergy report)

4 Legal basis for processing

5 Personal data collected

Campers (minor participants)

Guardians

Staff (leaders, helpers, kitchen, first aid)

User accounts (admin / camp director)

6 Special categories of data (Article 9)

Health data is necessary to ensure camper safety (food service, first aid, swim supervision, medication administration). Data is processed only by camp officials with a legitimate need: camp director, kitchen lead, kitchen helper (allergies and dietary requirements only — read-only access for safe serving), first-aid lead and designated leaders.

The medication log records who gave what medication, to whom and when. This is necessary both for legal protection (evidence of proper care) and child safety (no over- or under-dosing). The log can only be viewed by camp officials and deleted only by the organization's admin.

Attendance records track who is at camp on which day. These are needed in case of evacuation and to document the chain of responsibility for camp leadership.

The guardian has the right to withdraw consent at any time. Consent to health-data processing can be withdrawn primarily via the guardian portal's self-service "Withdraw consent to health data processing" function (GDPR Art. 7(3)), or by contacting the camp organizer. Withdrawal clears the child's health data (allergies, health, medication) and does not itself cancel participation, but the organizer assesses whether safe participation can be ensured without health information — this may result in cancellation of the camp place.

7 Retention periods

8 Data location and processors

Personal data is processed in the following services:

Browser local storage (localStorage): Campflow also stores camp data in the user's browser localStorage for offline use and performance. This data is available only to the user of that device and is not transmitted to third parties.

9 Disclosure and transfer

Personal data is not disclosed to third parties for commercial purposes. Data may be disclosed:

• To camp staff on a role basis: a leader sees only their own group's data, kitchen lead sees allergies, first-aid lead sees health data
• To authorities based on a statutory obligation (e.g. child welfare report, rescue activities)
• To guardians concerning their own child by email

Campflow does not sell, rent or share personal data for marketing purposes.

10 Data subject rights

Under the GDPR you have the following rights:

If you feel your rights have not been respected, you have the right to lodge a complaint with the Data Protection Ombudsman:

11 Data security

Campflow protects personal data using the following measures:

• Encryption: All traffic is HTTPS-encrypted (TLS). Firebase Firestore encrypts data at rest (AES-256)
• Authentication: User accounts and passwords are managed by Firebase Auth; passwords are hashed and never stored in plain text
• Role-based access control: A leader sees only their own group, kitchen lead sees only allergies — not everyone sees everything
• API protection: Cloud Functions require an authenticated Firebase token; external calls are blocked
• HTTP security headers: HSTS (forced HTTPS), X-Frame-Options (clickjacking protection), X-Content-Type-Options (MIME sniffing prevention), Referrer-Policy, Permissions-Policy
• Bot protection: Registration form protected with Cloudflare Turnstile
• Email verification: New accounts require email verification
• Audit log: Super-admin actions (code creation/deletion, ticket deletion, data operations) are logged to the system log
• Automatic cleanup: Old data is automatically deleted on a 4-tier schedule (6 months — 2 years)
• Data deletion: User can permanently delete their account and all data; cascade deletion covers all subcollections

Data breach (GDPR art. 33-34)

If a data breach is detected (e.g. unauthorized access, leak, manipulation):

1. Campflow (processor) notifies the organisation acting as controller within 48 hours of detection (DPA Art. 28(3)(f))
2. The organisation (controller) assesses the risk and notifies the Data Protection Ombudsman within 72 hours if a risk exists (GDPR Art. 33)
3. If the breach causes a high risk, the organisation also notifies the data subjects (guardians) without undue delay (GDPR Art. 34)
4. Internal records are kept of the breach (content, impact, measures)

12 Cookies and analytics

Campflow does not use tracking or analytics cookies. The application uses only:

• Firebase Auth cookies: Session management (essential — maintaining sign-in)
• localStorage: Camp data is stored in the browser's local storage for offline support (not a cookie)

Campflow does not use Google Analytics, Facebook Pixel or other third-party tracking tools.

13 Children's personal data

Special safeguards:

• A child cannot register themselves for a camp — registration requires guardian details and confirmation
• Children's health information is visible only to authorized staff (role-based restriction)
• Sharing children's photos requires guardian photo consent
• The guardian can request deletion of their child's data at any time

14 Changes to this privacy policy

This privacy policy may be updated as the service evolves or legislation changes. Material changes will be announced through the application. The latest version of this policy is always available at campflow.fi/tietosuoja.html.

1 Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är varje organisation (församling, scoutkår, idrottsförening, förening osv.) som använder Campflow-applikationen för att hantera sin lägerverksamhet. Campflow är ett tekniskt verktyg som tillhandahåller en plattform för behandling av personuppgifter — organisationen beslutar självständigt vilka uppgifter som samlas in och för vilket ändamål.

2 Kontaktperson för dataskydd

Vid tekniska problem med Campflow-applikationen (t.ex. kontot kan inte raderas, dataexport är trasig, misstanke om dataintrång) kan du skicka feedback direkt från appen:

3 Registrets namn och ändamål

Registrets namn: Läger- deltagar- och personalregister

Användningsändamål:

• Mottagande och behandling av lägeranmälningar
• Hantering av lägerdeltagares hälso- och säkerhetsuppgifter (allergier, hälsouppgifter, simkunnighet)
• Organisering av smågrupper, inkvartering och transport
• Kommunikation med vårdnadshavare (lägerbrev, anmälningsstatus)
• Samordning av personalens och ledarnas uppgifter
• Genomförande av säkerhetsplanen (första hjälpen-kort, allergirapport)

4 Rättslig grund för behandlingen

5 Personuppgifter som samlas in

Lägerdeltagare (minderåriga deltagare)

Vårdnadshavare

Personal (ledare, hjälpare, kök, första hjälpen)

Användarkonton (administratör / lägerledare)

6 Särskilda kategorier av uppgifter (artikel 9)

Hälsouppgifterna är nödvändiga för att säkerställa lägerdeltagarens säkerhet (matservice, första hjälpen, simövervakning, medicinering). Uppgifterna behandlas endast av lägerets ansvarspersoner med berättigat behov: lägerledare, köksansvarig, köksbiträde (endast allergier och kostbehov — läsläge för säker servering), första hjälpen-ansvarig och utsedda ledare.

Medicineringsloggen registrerar vem som gav vilken medicin, till vem och när. Detta är nödvändigt både för rättsskydd (bevis på korrekt agerande) och för barnets säkerhet (ingen över- eller underdosering). Loggen kan endast ses av lägerets ansvarspersoner och raderas endast av organisationens administratör.

Närvarouppgifter registrerar vilka som är på lägret vilken dag. Dessa behövs vid evakuering och för att dokumentera ansvarskedjan för lägerledningen.

Vårdnadshavaren har rätt att när som helst återkalla samtycket. Samtycket till behandling av hälsouppgifter kan återkallas främst via vårdnadshavarportalens självbetjäningsfunktion "Återkalla samtycke till behandling av hälsouppgifter" (GDPR art. 7(3)), eller genom att kontakta lägerarrangören. Återkallandet rensar barnets hälsouppgifter (allergier, hälsa, medicinering) och avbryter inte i sig deltagandet, men arrangören bedömer om ett säkert deltagande kan garanteras utan hälsouppgifter — detta kan leda till att lägerplatsen avbokas.

7 Lagringstider

8 Plats och behandlare

Personuppgifter behandlas i följande tjänster:

Webbläsarens lokala lagring (localStorage): Campflow lagrar även lägerdata i användarens webbläsares localStorage för offline-användning och prestanda. Denna data är endast tillgänglig för användaren av enheten och skickas inte till tredje parter.

9 Utlämnande och överföring

Personuppgifter lämnas inte ut till tredje parter i kommersiella syften. Uppgifter kan lämnas ut:

• Till lägerets personal på rollbasis: en ledare ser endast sin egen grupps uppgifter, köksansvarig ser allergier, första hjälpen-ansvarig ser hälsouppgifter
• Till myndigheter på grundval av en lagstadgad skyldighet (t.ex. barnskyddsanmälan, räddningsverksamhet)
• Till vårdnadshavare gällande det egna barnet via e-post

Campflow säljer, hyr eller delar inte personuppgifter för marknadsföringsändamål.

10 Den registrerades rättigheter

Enligt GDPR har du följande rättigheter:

Om du anser att dina rättigheter inte har respekterats har du rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen:

11 Datasäkerhet

Campflow skyddar personuppgifter med följande åtgärder:

• Kryptering: All trafik är HTTPS-krypterad (TLS). Firebase Firestore krypterar uppgifter i vila (AES-256)
• Autentisering: Användarkonton och lösenord hanteras av Firebase Auth; lösenord hashas och lagras aldrig i klartext
• Rollbaserad åtkomstkontroll: En ledare ser endast sin egen grupp, köksansvarig ser endast allergier — alla ser inte allt
• API-skydd: Cloud Functions kräver en autentiserad Firebase-token; externa anrop blockeras
• HTTP-säkerhetsrubriker: HSTS (tvingad HTTPS), X-Frame-Options (clickjacking-skydd), X-Content-Type-Options (MIME sniffing-skydd), Referrer-Policy, Permissions-Policy
• Botskydd: Anmälningsblanketten är skyddad med Cloudflare Turnstile
• E-postverifiering: Nya konton kräver e-postverifiering
• Revisionslogg: Superadminåtgärder (kodskapande/radering, biljettradering, dataoperationer) loggas till systemloggen
• Automatisk rensning: Gamla data raderas automatiskt enligt ett 4-stegs schema (6 mån — 2 år)
• Radering av uppgifter: Användaren kan permanent radera sitt konto och all data; cascade-radering täcker alla underkollektioner

Personuppgiftsincident (GDPR art. 33-34)

Om en personuppgiftsincident upptäcks (t.ex. obehörig åtkomst, läcka, manipulation):

1. Campflow (biträde) meddelar organisationen som är personuppgiftsansvarig senast inom 48 timmar efter upptäckt (DPA art. 28(3)(f))
2. Organisationen (personuppgiftsansvarig) bedömer risken och meddelar dataombudsmannen inom 72 timmar om risk föreligger (GDPR art. 33)
3. Om incidenten medför hög risk meddelar organisationen också de registrerade (vårdnadshavarna) utan onödigt dröjsmål (GDPR art. 34)
4. Internt dokumenteras incidenten (innehåll, effekter, åtgärder)

12 Cookies och analys

Campflow använder inte spårnings- eller analyscookies. Applikationen använder endast:

• Firebase Auth-cookies: Sessionshantering (nödvändig — upprätthålla inloggning)
• localStorage: Lägerdata lagras i webbläsarens lokala minne för offline-stöd (inte en cookie)

Campflow använder inte Google Analytics, Facebook Pixel eller andra tredjepartsspårningsverktyg.

13 Barns personuppgifter

Särskilda skyddsåtgärder:

• Ett barn kan inte anmäla sig själv till lägret — anmälan kräver vårdnadshavarens uppgifter och bekräftelse
• Barns hälsouppgifter är synliga endast för behörig personal (rollbaserad begränsning)
• Delning av barns foton kräver vårdnadshavarens fototillstånd
• Vårdnadshavaren kan när som helst begära radering av sitt barns uppgifter

14 Ändringar i integritetspolicyn

Denna integritetspolicy kan uppdateras när tjänsten utvecklas eller lagstiftningen ändras. Betydande ändringar meddelas via applikationen. Den senaste versionen av policyn finns alltid tillgänglig på campflow.fi/tietosuoja.html.

1 Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er hver organisasjon (menighet, speidergruppe, idrettslag, forening osv.) som bruker Campflow-applikasjonen til å administrere sin leiraktivitet. Campflow er et teknisk verktøy som tilbyr en plattform for behandling av personopplysninger — organisasjonen bestemmer selvstendig hvilke opplysninger som samles inn og til hvilket formål.

2 Personvernkontakt

Ved tekniske problemer med Campflow-applikasjonen (f.eks. konto kan ikke slettes, dataeksport er ødelagt, mistanke om datalekkasje) kan du sende tilbakemelding direkte fra appen:

3 Registerets navn og formål

Registerets navn: Leir-, deltaker- og personalregister

Bruksformål:

• Mottak og behandling av leirpåmeldinger
• Håndtering av leirdeltakeres helse- og sikkerhetsopplysninger (allergier, helseopplysninger, svømmeferdigheter)
• Organisering av smågrupper, innkvartering og transport
• Kommunikasjon med foresatte (leirbrev, påmeldingsstatus)
• Koordinering av personalets og lederes oppgaver
• Gjennomføring av sikkerhetsplanen (førstehjelp-kort, allergirapport)

4 Rettslig grunnlag for behandlingen

5 Personopplysninger som samles inn

Leirdeltakere (mindreårige deltakere)

Foresatte

Personal (ledere, hjelpere, kjøkken, førstehjelp)

Brukerkontoer (administrator / leirleder)

6 Særlige kategorier av opplysninger (artikkel 9)

Helseopplysningene er nødvendige for å sikre leirdeltakerens sikkerhet (matservering, førstehjelp, svømmetilsyn, medisinering). Opplysningene behandles bare av leirens ansvarspersoner med berettiget behov: leirleder, kjøkkenansvarlig, kjøkkenassistent (kun allergier og kostbehov — lesemodus for trygg servering), førstehjelpsansvarlig og oppnevnte ledere.

Medisineringsloggen registrerer hvem som ga hvilken medisin, til hvem og når. Dette er nødvendig både for rettssikkerhet (bevis på riktig handling) og for barnets sikkerhet (ingen over- eller underdosering). Loggen kan bare ses av leirens ansvarspersoner og slettes bare av organisasjonens administrator.

Tilstedeværelse registrerer hvem som er på leiren hvilken dag. Dette trengs ved evakuering og for å dokumentere ansvarskjeden for leirledelsen.

Foresatt har rett til når som helst å trekke tilbake samtykket. Samtykket til behandling av helseopplysninger kan trekkes tilbake primært via foresattportalens selvbetjeningsfunksjon "Trekk tilbake samtykke til behandling av helseopplysninger" (GDPR art. 7(3)), eller ved å kontakte leirarrangøren. Tilbaketrekkingen tømmer barnets helseopplysninger (allergier, helse, medisinering) og avbryter ikke i seg selv deltakelsen, men arrangøren vurderer om sikker deltakelse kan garanteres uten helseopplysninger — dette kan føre til at leirplassen avbestilles.

7 Lagringstider

8 Sted og databehandlere

Personopplysninger behandles i følgende tjenester:

Nettleserens lokale lagring (localStorage): Campflow lagrer også leirdata i brukerens nettlesers localStorage for offline-bruk og ytelse. Disse dataene er bare tilgjengelige for brukeren av enheten og sendes ikke til tredjeparter.

9 Utlevering og overføring

Personopplysninger utleveres ikke til tredjeparter for kommersielle formål. Opplysninger kan utleveres:

• Til leirens personale på rollebasis: en leder ser bare egen gruppes opplysninger, kjøkkenansvarlig ser allergier, førstehjelpsansvarlig ser helseopplysninger
• Til myndigheter på grunnlag av lovbestemt plikt (f.eks. melding om barnevern, redningsaktivitet)
• Til foresatte om eget barn via e-post

Campflow selger, leier eller deler ikke personopplysninger for markedsføringsformål.

10 Den registrertes rettigheter

I henhold til GDPR har du følgende rettigheter:

Hvis du mener at rettighetene dine ikke har blitt respektert, har du rett til å sende inn en klage til Datatilsynet (eller i Finland: dataombudsmannen):

11 Datasikkerhet

Campflow beskytter personopplysninger med følgende tiltak:

• Kryptering: All trafikk er HTTPS-kryptert (TLS). Firebase Firestore krypterer opplysninger i hvile (AES-256)
• Autentisering: Brukerkontoer og passord håndteres av Firebase Auth; passord hashes og lagres aldri i klartekst
• Rollebasert tilgangskontroll: En leder ser bare egen gruppe, kjøkkenansvarlig ser bare allergier — ikke alle ser alt
• API-beskyttelse: Cloud Functions krever en autentisert Firebase-token; eksterne forespørsler blokkeres
• HTTP-sikkerhetsoverskrifter: HSTS (tvungen HTTPS), X-Frame-Options (clickjacking-beskyttelse), X-Content-Type-Options (MIME sniffing-beskyttelse), Referrer-Policy, Permissions-Policy
• Botbeskyttelse: Påmeldingsskjemaet er beskyttet med Cloudflare Turnstile
• E-postverifisering: Nye kontoer krever e-postverifisering
• Revisjonslogg: Superadminhandlinger (kodeoppretting/sletting, billettsletting, dataoperasjoner) logges til systemloggen
• Automatisk opprydding: Gamle data slettes automatisk i henhold til en 4-trinns plan (6 mnd — 2 år)
• Sletting av opplysninger: Brukeren kan permanent slette kontoen sin og alle data; cascade-sletting omfatter alle underkolleksjoner

Personvernhendelse (GDPR art. 33-34)

Hvis det oppdages et brudd på personvernet (f.eks. uautorisert tilgang, lekkasje, manipulasjon):

1. Campflow (databehandler) informerer organisasjonen som er behandlingsansvarlig senest innen 48 timer etter oppdagelse (DPA art. 28(3)(f))
2. Organisasjonen (behandlingsansvarlig) vurderer risikoen og varsler Datatilsynet innen 72 timer hvis risiko foreligger (GDPR art. 33)
3. Hvis hendelsen medfører høy risiko, varsler organisasjonen også de registrerte (foresatte) uten unødig opphold (GDPR art. 34)
4. Internt dokumenteres hendelsen (innhold, virkninger, tiltak)

12 Informasjonskapsler og analyse

Campflow bruker ikke sporings- eller analyseinformasjonskapsler. Applikasjonen bruker bare:

• Firebase Auth-cookies: Sesjonshåndtering (nødvendig — opprettholde innlogging)
• localStorage: Leirdata lagres i nettleserens lokale minne for offline-støtte (ikke en informasjonskapsel)

Campflow bruker ikke Google Analytics, Facebook Pixel eller andre tredjepartssporingsverktøy.

13 Barns personopplysninger

Spesielle beskyttelsestiltak:

• Et barn kan ikke melde seg på leiren selv — påmelding krever foresattes opplysninger og bekreftelse
• Barns helseopplysninger er bare synlige for autorisert personell (rollebasert begrensning)
• Deling av barnefoto krever foresattes fototillatelse
• Foresatt kan når som helst be om sletting av barnets opplysninger

14 Endringer i personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan oppdateres når tjenesten utvikles eller lovgivningen endres. Vesentlige endringer kunngjøres via applikasjonen. Den nyeste versjonen av erklæringen er alltid tilgjengelig på campflow.fi/tietosuoja.html.